이사회 회의록 작성법: ESL 전문가를 위한 가이드

긴 회의를 마치고 중요한 결정을 기억하는 데 어려움을 겪은 적이 있나요? 명확한 Board Meeting Report가 해결책입니다. 이 필수 문서는 회의에서 일어난 일을 공식적으로 기록하여 모든 사람이 동일한 정보를 공유하도록 도와줍니다. 이와 같은 비즈니스 보고서 작성 능력을 익히는 것은 전문적인 글쓰기와 직장 내 의사소통 능력을 향상시키는 중요한 단계입니다. 이 가이드는 자신감을 가지고 효과적으로 보고서를 작성하는 데 도움을 줄 것입니다.

A person professionally writing a Board Meeting Report in an office setting.

Board Meeting Report란?

Board Meeting Report는 종종 "회의록"이라고도 하며, 이사회 회의의 공식적이고 서면 요약본입니다. 회의에서 말한 모든 내용을 기록하는 것이 아니라, 핵심 토론 내용, 내린 결정, 할당된 업무 등을 간결하게 서술하는 문서입니다.

이 보고서의 주된 목적은 법적·조직적으로 공식적인 기록을 남기는 것입니다. 각 작업의 책임자가 누구인지 추적하여 책임성을 보장하고, 결석한 이사회 구성원에게도 회의 내용을 알릴 수 있습니다. 이 유형의 보고서는 기술 스타트업부터 대기업, 비영리 단체에 이르기까지 어떤 산업에서든 전문가적 글쓰기의 중요한 요소입니다.

Board Meeting Report의 주요 구성 요소

명확하고 전문적인 보고서를 작성하려면 특정 구조를 따라야 합니다. 보고서는 객관적이고 사실에 기반하며, 공식적인 어조로 작성해야 합니다. 목표는 무엇이 일어났는지 보고하는 것이며, 개인적인 의견을 표현하는 것이 아닙니다. 전문적인 어투를 유지하는 방법에 대한 더 많은 팁은 Purdue Online Writing Lab (OWL)에서 참고할 수 있습니다.

다음은 필수 섹션입니다:

헤더: 회사 이름, 회의 날짜 및 시간, 장소(예: "이사회실" 또는 "Zoom으로 진행")를 포함합니다.
참석자: 참석한 모든 인원의 이름을 나열합니다. 결석자 명단은 별도로 작성합니다.
이전 회의록 승인: 이전 회의 보고서가 검토되고 승인되었음을 확인하는 문장을 포함합니다.
안건 항목 및 토론 요약: 안건별로 주요 논점에 대해 간결하고 중립적으로 요약합니다.
동의안 및 결정 사항: 공식 제안(동의안)과 그 결과를 명확하게 작성합니다. 동의안을 제안한 사람, 지지한 사람, 투표 결과(예: 만장일치 통과, 5대 2 통과 등)를 기록합니다.
실행 항목: 매우 중요한 부분입니다. 각 작업, 담당자, 마감일을 명확하게 기재합니다.
폐회: 회의가 공식적으로 종료된 시간을 기록합니다.
서명란: 이사회 서기 또는 보고서를 작성한 사람이 서명하고 날짜를 적는 자리입니다.

샘플 표현 및 문장 시작 문구

명확하고 일관된 언어를 사용하는 것이 좋은 보고서 작성의 핵심입니다. 다음은 Board Meeting Report 작성을 위해 사용할 수 있는 문장 시작 문구입니다.

회의 시작:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
이전 회의록 승인:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
주제 소개:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
결정 기록:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." or "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
실행 항목 지정:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
회의 종료:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."

Board Meeting Report를 위한 핵심 어휘

이 용어들을 이해하면 더 전문적이고 정확한 보고서를 작성할 수 있습니다. 이 어휘는 비즈니스 영어 및 직장 내 의사소통에서 중요하게 사용됩니다.

용어	정의	예문
Agenda	회의에서 논의할 주제 목록	The first item on the agenda was the financial review.
Minutes	회의의 공식 서면 기록	The secretary is responsible for taking the minutes.
Motion	단체에서 실행을 위해 회원이 공식적으로 제안하는 안건	He made a motion to approve the new hiring policy.
Second	동의안을 투표에 부치기 전에 공식적으로 지지하는 것	Ms. Lee agreed to second the motion.
Quorum	회의가 성립되기 위해 필요한 최소 참석 인원수	The meeting could not start until we had a quorum.
Resolution	투표를 통해 통과된 공식적인 결정 또는 의견 표현	The board passed a resolution to invest in new technology.
Adjourn	회의를 공식적으로 종료하는 것	The chairperson will adjourn the meeting at noon.
Action Item	회의 중 특정 인물 또는 그룹에 배정된 구체적 업무	My main action item is to prepare the project update.
Unanimous	모두가 완전히 동의하여 같은 방식으로 투표하는 것	The decision to appoint the new CEO was unanimous.
Chairperson	회의를 이끄는 사람 또는 책임자	The chairperson opened the meeting by welcoming everyone.
Proxy	다른 사람을 대신해 투표할 수 있는 권한	The absent board member voted by proxy.
Abstain	동의안에 대해 찬성도 반대도 하지 않는 것	Two members chose to abstain from the vote.

결론

명확하고 정확하며 전문적인 Board Meeting Report 작성은 어떤 비즈니스 환경에서도 가치 있는 역량입니다. 이를 통해 결정 사항이 문서화되고, 책임 소재가 분명해지며, 효과적인 소통이 이뤄집니다. 표준 구조를 따르고 공식적인 언어를 사용하면 신뢰받고 유용한 보고서를 만들 수 있습니다.

글쓰기 연습 팁: 다음 팀 회의 후, 우리가 논의한 보고서 구조를 사용하여 주요 결정 사항과 실행 항목을 짧게 요약해 보세요. 이는 보고서 작성 능력을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 오늘부터 이 중요한 비즈니스 영어 작업을 연습하며 전문 역량을 키워보세요!

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