Come Scrivere un Board Meeting Report: Una Guida per Professionisti ESL

Hai mai terminato una lunga riunione e hai fatto fatica a ricordare le decisioni chiave? Un chiaro Board Meeting Report è la soluzione. Questo documento fondamentale fornisce un resoconto ufficiale di ciò che è accaduto, assicurando che tutti siano aggiornati. Padroneggiare questo tipo di report aziendale è un passo decisivo per migliorare le tue capacità di scrittura professionale e di comunicazione sul lavoro. Questa guida ti aiuterà a scrivere report efficaci con sicurezza.

Indice

• Che Cos’è un Board Meeting Report?
• Componenti Chiave di un Board Meeting Report
• Linguaggio di Esempio & Frasi Iniziali
• Vocabolario Chiave per il Tuo Board Meeting Report
• Conclusione

Che Cos’è un Board Meeting Report?

Un Board Meeting Report, spesso chiamato "verbale della riunione", è il riassunto ufficiale e scritto di una riunione del consiglio. Non è una trascrizione completa di tutto ciò che è stato detto. Invece, è un documento conciso che riporta le principali discussioni, le decisioni prese e i compiti assegnati.

Lo scopo principale di questo report è creare un documento formale per fini legali e organizzativi. Garantisce la responsabilità, tracciando chi è responsabile di ogni compito. Inoltre, informa i membri del consiglio assenti su ciò che è stato deciso. Questo tipo di report è una parte fondamentale della scrittura professionale in qualsiasi settore, dalle start-up tecnologiche alle grandi aziende e organizzazioni non profit.

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Componenti Chiave di un Board Meeting Report

Per scrivere un report chiaro e professionale, è necessario seguire una struttura specifica. Il report deve essere obiettivo, basato sui fatti e redatto in tono formale. Il tuo obiettivo è riportare ciò che è accaduto, non dare opinioni personali. Per altri consigli su come mantenere un tono professionale, il Purdue Online Writing Lab (OWL) è un’ottima risorsa.

Ecco le sezioni essenziali:

• Intestazione: Includi il nome dell’azienda, la data e l’ora della riunione e la sede (ad es. "Sala del Consiglio" o "Via Zoom").
• Presenti: Elenca i nomi di tutte le persone presenti. Crea un elenco separato per chi era assente.
• Approvazione del Verbale Precedente: Una dichiarazione che conferma che il report della riunione precedente è stato esaminato e approvato.
• Punti all’Ordine del Giorno & Sintesi delle Discussioni: Per ogni argomento all’ordine del giorno, scrivi un breve riassunto neutro dei punti principali discussi.
• Mozioni & Decisioni: Riporta chiaramente ogni proposta formale (mozione) e il relativo esito. Indica chi ha presentato la mozione, chi l’ha sostenuta e il risultato della votazione (ad es. approvata all’unanimità, approvata 5-2).
• Azioni da Intraprendere: Sezione fondamentale. Elenca ogni compito, il nome della persona responsabile e la scadenza.
• Chiusura: Indica l’ora in cui la riunione si è ufficialmente conclusa.
• Firma: Una riga per la firma e la data da parte del segretario del consiglio o della persona che ha redatto il report.

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Linguaggio di Esempio & Frasi Iniziali

Utilizzare un linguaggio chiaro e coerente è fondamentale per una buona scrittura dei report. Ecco alcune frasi iniziali che puoi usare per il tuo Board Meeting Report.

• Apertura della riunione:

  • "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."

• Approvazione del verbale precedente:

  • "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."

• Introduzione di un argomento:

  • "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
  • "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."

• Registrazione di una decisione:

  • "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
  • "The motion passed unanimously." or "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."

• Attribuzione di un’azione:

  • ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.

• Chiusura della riunione:

  • "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."

Vocabolario Chiave per il Tuo Board Meeting Report

Comprendere questi termini ti aiuterà a scrivere report più professionali e accurati. Questo vocabolario è fondamentale per l’inglese commerciale e la comunicazione sul lavoro.

Conclusione

Scrivere un Board Meeting Report chiaro, preciso e professionale è un’abilità preziosa in qualsiasi contesto aziendale. Garantisce che le decisioni siano documentate, che la responsabilità sia chiara e che la comunicazione sia efficace. Seguendo una struttura standard e usando un linguaggio formale, puoi creare report rispettati e utili.

Consiglio di pratica di scrittura: Dopo la prossima riunione del tuo team, prova a scrivere un breve riassunto delle decisioni chiave e dei compiti da svolgere seguendo la struttura del report che abbiamo visto. Questo ti aiuterà a migliorare la tua capacità di redigere report. Inizia a esercitarti con questo fondamentale compito di business English oggi stesso e vedrai crescere la tua sicurezza professionale!