Cách Viết Board Meeting Report: Hướng Dẫn Dành Cho Chuyên Gia ESL
Bạn đã bao giờ kết thúc một cuộc họp dài mà vẫn khó nhớ những quyết định chính? Một Board Meeting Report rõ ràng chính là giải pháp. Tài liệu quan trọng này cung cấp bản ghi chính thức về những gì đã diễn ra, đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin. Thành thạo loại báo cáo kinh doanh này là bước quan trọng để cải thiện kỹ năng viết chuyên nghiệp và giao tiếp trong môi trường làm việc. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tự tin viết những bản báo cáo hiệu quả.
Mục Lục
- Board Meeting Report là gì?
- Các thành phần chính của Board Meeting Report
- Ngôn ngữ mẫu & Mở đầu câu
- Từ vựng chủ chốt cho Board Meeting Report
- Kết luận
Board Meeting Report là gì?
Board Meeting Report, thường gọi là “biên bản họp hội đồng,” là bản tóm tắt chính thức, bằng văn bản về một cuộc họp hội đồng. Đó không phải là bản ghi mọi điều đã được nói ra. Thay vào đó, đây là tài liệu ngắn gọn ghi lại các trao đổi chính, các quyết định đã được đưa ra và các nhiệm vụ đã được giao.
Mục đích chính của báo cáo này là tạo một bản ghi chính thức dùng cho mục đích pháp lý và tổ chức. Nó giúp theo dõi trách nhiệm bằng cách lưu lại ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Ngoài ra, giúp thông báo cho các thành viên hội đồng vắng mặt về nội dung đã diễn ra. Loại báo cáo này là một phần quan trọng trong viết chuyên nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào, từ khởi nghiệp công nghệ cho đến các tập đoàn lớn hoặc tổ chức phi lợi nhuận.
Xem thêm: Cách Viết Strategic Report Mạnh Mẽ: Hướng Dẫn Dành Cho Chuyên Gia
Các thành phần chính của Board Meeting Report
Để viết một báo cáo rõ ràng, chuyên nghiệp, bạn cần theo một cấu trúc cụ thể. Báo cáo phải khách quan, chính xác và viết theo phong cách trang trọng. Mục tiêu là ghi nhận những gì đã diễn ra, không phải đưa ra ý kiến cá nhân. Để có thêm mẹo duy trì phong cách chuyên nghiệp, Purdue Online Writing Lab (OWL) là một nguồn tham khảo xuất sắc.
Dưới đây là các phần thiết yếu:
- Tiêu đề: Ghi tên công ty, ngày và giờ họp, địa điểm tổ chức (ví dụ: “Phòng họp” hoặc “Qua Zoom”).
- Thành phần tham dự: Liệt kê tên tất cả những người có mặt. Tạo danh sách riêng cho những người vắng mặt.
- Phê duyệt biên bản trước: Ghi chú xác nhận bản báo cáo từ cuộc họp trước đã được xem xét và thông qua.
- Các mục trong chương trình & Tóm tắt thảo luận: Với mỗi chủ đề trong chương trình họp, viết một đoạn ngắn trung lập tóm tắt các điểm chính đã thảo luận.
- Kiến nghị & Quyết định: Nêu rõ bất kỳ đề xuất chính thức nào (kiến nghị) và kết quả của chúng. Ghi lại ai là người đưa ra kiến nghị, ai người thứ hai, và kết quả biểu quyết (ví dụ: thông qua toàn bộ, thông qua 5-2).
- Nhiệm vụ hành động: Đây là phần quan trọng. Liệt kê từng nhiệm vụ, tên người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
- Bế mạc: Ghi lại thời gian cuộc họp kết thúc chính thức.
- Chữ ký: Dòng cho thư ký hội đồng hoặc người soạn báo cáo ký tên và ghi ngày.
Xem thêm: Cách Viết Performance Report: Hướng Dẫn cho Người Học Tiếng Anh
Ngôn ngữ mẫu & Mở đầu câu
Việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và nhất quán là chìa khóa cho báo cáo tốt. Dưới đây là một số cụm từ mở đầu câu bạn có thể sử dụng cho Board Meeting Report của mình.
Khai mạc cuộc họp:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
Phê duyệt biên bản trước:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
Giới thiệu một chủ đề:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
Ghi nhận quyết định:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." or "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
Giao nhiệm vụ hành động:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
Kết thúc cuộc họp:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."
Từ vựng chủ chốt cho Board Meeting Report
Hiểu những thuật ngữ này sẽ giúp bạn viết báo cáo chuyên nghiệp và chính xác hơn. Từ vựng này rất cần thiết cho tiếng Anh kinh doanh và giao tiếp nơi công sở.
| Thuật ngữ | Định nghĩa | Ví dụ câu |
|---|---|---|
| Agenda | Danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp. | The first item on the agenda was the financial review. |
| Minutes | Bản ghi chính thức bằng văn bản của một cuộc họp. | The secretary is responsible for taking the minutes. |
| Motion | Đề xuất chính thức do một thành viên đưa ra để nhóm xem xét hành động. | He made a motion to approve the new hiring policy. |
| Second | Động thái chính thức ủng hộ một đề xuất trước khi được biểu quyết. | Ms. Lee agreed to second the motion. |
| Quorum | Số lượng thành viên tối thiểu phải có mặt để cuộc họp hợp lệ. | The meeting could not start until we had a quorum. |
| Resolution | Quyết định chính thức hoặc ý kiến thông qua biểu quyết. | The board passed a resolution to invest in new technology. |
| Adjourn | Kết thúc cuộc họp một cách chính thức. | The chairperson will adjourn the meeting at noon. |
| Action Item | Nhiệm vụ cụ thể được giao cho một người hoặc nhóm trong cuộc họp. | My main action item is to prepare the project update. |
| Unanimous | Khi tất cả mọi người đều đồng ý và biểu quyết giống nhau. | The decision to appoint the new CEO was unanimous. |
| Chairperson | Người chủ trì hoặc người đứng đầu cuộc họp. | The chairperson opened the meeting by welcoming everyone. |
| Proxy | Quyền được giao cho ai đó để bầu thay mặt người khác. | The absent board member voted by proxy. |
| Abstain | Lựa chọn không bầu thuận hay chống một đề xuất nào đó. | Two members chose to abstain from the vote. |
Kết luận
Viết một Board Meeting Report rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp là một kỹ năng giá trị ở mọi môi trường kinh doanh. Nó giúp đảm bảo rằng các quyết định được ghi lại, trách nhiệm được phân rõ ràng và thông tin liên lạc hiệu quả. Bằng cách áp dụng cấu trúc chuẩn và ngôn ngữ trang trọng, bạn có thể viết ra những bản báo cáo được coi trọng và hữu ích.
Lời khuyên luyện viết: Sau buổi họp nhóm tiếp theo, hãy thử viết một bản tóm tắt ngắn những quyết định chính và nhiệm vụ được giao theo cấu trúc báo cáo mà chúng ta đã bàn. Việc này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng viết báo cáo. Hãy bắt đầu luyện tập nhiệm vụ tiếng Anh thương mại quan trọng này ngay hôm nay và cảm nhận sự tự tin nghề nghiệp tăng lên!