Hoe schrijf je een Board Meeting Report: Een gids voor NT2-professionals

Heb je ooit een lange vergadering gehad en moest je moeite doen om de belangrijkste besluiten te herinneren? Een duidelijk Board Meeting Report is de oplossing. Dit onmisbare document biedt een officieel verslag van wat er is gebeurd, zodat iedereen op één lijn zit. Het beheersen van deze vorm van zakelijk rapporteren is een belangrijke stap in het verbeteren van je professionele schrijfvaardigheid en communicatieskills op de werkvloer. Met deze gids kun je met vertrouwen effectieve rapporten schrijven.

Inhoudsopgave

• Wat is een Board Meeting Report?
• Belangrijke onderdelen van een Board Meeting Report
• Voorbeeldtaal & Zinsaanzetten
• Belangrijke woordenschat voor je Board Meeting Report
• Conclusie

Wat is een Board Meeting Report?

Een Board Meeting Report, vaak "notulen" genoemd, is de officiële, schriftelijke samenvatting van een bestuursvergadering. Het is geen transcriptie van alles wat er gezegd is. Het is een beknopt document waarin de belangrijkste discussies, genomen besluiten en toegewezen taken worden vastgelegd.

Het belangrijkste doel van dit verslag is het creëren van een formeel document om juridische en organisatorische redenen. Het zorgt voor verantwoording door bij te houden wie waarvoor verantwoordelijk is. Ook informeert het bestuursleden die afwezig waren over wat er is besproken. Dit type verslag is een essentieel onderdeel van professioneel schrijven in elke sector, van techstart-ups tot grote bedrijven en non-profitorganisaties.

Lees meer: Hoe schrijf je een krachtig Strategic Report: Gids voor professionals

Belangrijke onderdelen van een Board Meeting Report

Om een duidelijk en professioneel verslag te schrijven, volg je een specifieke structuur. Het verslag moet objectief, feitelijk en formeel van toon zijn. Je doel is te rapporteren wat er is gebeurd, niet om je eigen mening te geven. Voor meer tips over een professionele schrijfstijl is de Purdue Online Writing Lab (OWL) een uitstekende bron.

Dit zijn de essentiële onderdelen:

• Koptekst: Vermeld de bedrijfsnaam, vergaderdatum en -tijd, en locatie (bijvoorbeeld "Boardroom" of "Via Zoom").
• Aanwezigen: Maak een lijst van alle aanwezigen. Noteer apart wie er afwezig waren.
• Goedkeuring vorige notulen: Een verklaring dat het verslag van de vorige vergadering is bekeken en goedgekeurd.
• Agenda-onderwerpen & samenvatting discussie: Geef per agendapunt een korte, neutrale samenvatting van de belangrijkste besproken punten.
• Voorstellen & besluiten: Noteer duidelijk formele voorstellen (moties) en de uitkomsten daarvan. Vermeld wie het voorstel deed, wie het secondeerde, en het stemresultaat (bijvoorbeeld unaniem aangenomen, aangenomen met 5-2).
• Actiepunten: Dit is een belangrijk onderdeel. Zet iedere taak op een rij, met daarbij de verantwoordelijke persoon en de deadline.
• Sluiting: Noteer het tijdstip waarop de vergadering officieel werd afgesloten.
• Handtekening: Een regel voor de secretaris of degene die het verslag heeft opgesteld om te ondertekenen en dateren.

Lees meer: Hoe schrijf je een Performance Report: Gids voor Engelse taalleerders

Voorbeeldtaal & Zinsaanzetten

Duidelijke en consequente taal is essentieel bij het schrijven van een goed verslag. Hier vind je enkele zinsaanzetten die je kunt gebruiken voor je Board Meeting Report.

• Opening van de vergadering:

  • "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."

• Goedkeuring van de vorige notulen:

  • "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."

• Introductie van een onderwerp:

  • "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
  • "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."

• Vastlegging van een besluit:

  • "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
  • "The motion passed unanimously." of "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."

• Toewijzing van een actiepunt:

  • ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.

• Sluiting van de vergadering:

  • "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."

Lees meer: Hoe schrijf je een effectief Operational Report: Gids voor professionals

Belangrijke woordenschat voor je Board Meeting Report

Kennis van deze termen helpt je een professioneler en nauwkeuriger verslag te schrijven. Deze woordenschat is essentieel voor zakelijk Engels en communicatie op de werkvloer.

Conclusie

Het schrijven van een duidelijk, nauwkeurig en professioneel Board Meeting Report is een waardevolle vaardigheid in elke zakelijke omgeving. Het zorgt ervoor dat besluiten worden vastgelegd, verantwoordelijkheden helder zijn en communicatie effectief is. Door een vaste structuur te hanteren en formele taal te gebruiken, creëer je verslagen die gewaardeerd en praktisch zijn.

Schrijftip om te oefenen: Probeer na de volgende teamvergadering een korte samenvatting te maken van de belangrijkste besluiten en actiepunten aan de hand van de besproken verslagstructuur. Zo verbeter je je vaardigheden in het schrijven van verslagen. Ga vandaag nog aan de slag met deze essentiële zakelijke Engelse schrijfopdracht en zie je professionele zelfvertrouwen groeien!