كيفية كتابة Board Meeting Report: دليل للمهنيين في اللغة الإنجليزية كلغة ثانية
هل سبق أن أنهيت اجتماعًا طويلًا وواجهت صعوبة في تذكّر القرارات الأساسية؟ إن Board Meeting Report الواضح هو الحل. هذا المستند الحيوي يوفر سجلًا رسميًا لما حدث، مما يضمن أن الجميع على علم بما تم الاتفاق عليه. إتقان هذا النوع من تقارير الأعمال هو خطوة مهمة لتحسين مهاراتك في الكتابة المهنية والتواصل في بيئة العمل. هذا الدليل سيساعدك على كتابة تقارير فعّالة بثقة.
جدول المحتويات
- ما هو Board Meeting Report؟
- المكونات الأساسية لـ Board Meeting Report
- عبارات نموذجية وبدايات جمل
- المفردات الأساسية لتقرير Board Meeting Report
- الخلاصة
ما هو Board Meeting Report؟
إن Board Meeting Report، والذي يُسمّى غالبًا "محضر الاجتماع"، هو ملخص رسمي ومكتوب لاجتماع مجلس الإدارة. ليس نصًا حرفيًا لكل ما قيل، بل هو مستند موجز يسجل النقاشات الرئيسية، والقرارات المتخذة، والمهام الموكلة.
الهدف الرئيسي من هذا التقرير هو إنشاء سجل رسمي لأغراض قانونية وتنظيمية. فهو يضمن المتابعة من خلال تتبع من هو المسؤول عن كل مهمة. كما أنه يُعلم الأعضاء الغائبين بما حدث. هذا النوع من التقارير يُعد جزءًا أساسيًا من الكتابة المهنية في أي قطاع، بدءًا من شركات التكنولوجيا الناشئة وصولًا إلى الشركات الكبرى والمؤسسات غير الربحية.
Read more: كيفية كتابة تقرير استراتيجي قوي: دليل للمهنيين - Strategic Report
المكونات الأساسية لـ Board Meeting Report
لكتابة تقرير واضح ومهني، تحتاج إلى اتباع هيكل محدد. يجب أن يكون التقرير موضوعيًا، واقعيًا، ومكتوبًا بنبرة رسمية. هدفك هو نقل ما حدث، وليس إعطاء رأيك. لمزيد من النصائح حول الالتزام بالنبرة المهنية، يُعد مختبر الكتابة عبر الإنترنت بجامعة بوردو (OWL) مصدرًا ممتازًا.
فيما يلي الأقسام الأساسية:
- الترويسة: تضم اسم الشركة، وتاريخ ووقت الاجتماع، والموقع (مثل "قاعة الاجتماعات" أو "عبر زووم").
- الحضور: سرد أسماء جميع الحاضرين. إعداد قائمة منفصلة للغائبين.
- إقرار بمحضر الاجتماع السابق: بيان يؤكد مراجعة واعتماد تقرير الاجتماع السابق.
- بنود جدول الأعمال وملخص النقاش: لكل موضوع في جدول الأعمال، اكتب ملخصًا موجزًا وحياديًا للنقاط الرئيسية التي نوقشت.
- الاقتراحات والقرارات: وضّح بوضوح أي مقترحات رسمية (اقتراحات) ونتائجها. سجل من قدّم الاقتراح، ومن دعمه، ونتيجة التصويت (مثل: أُقرّ بالإجماع، أُقرّ بنتيجة 5-2).
- المهام: هذا قسم حيوي. أدرج كل مهمة، واسم الشخص المسؤول، والموعد النهائي للتسليم.
- رفع الجلسة: سجل وقت انتهاء الاجتماع رسميًا.
- التوقيع: خط لتوقيع كاتب المحضر (أو من أعد التقرير) وكتابة التاريخ.
Read more: كيفية كتابة Performance Report: دليل لمتعلمي اللغة الإنجليزية
عبارات نموذجية وبدايات جمل
استخدام لغة واضحة ومتسقة هو سر كتابة تقرير جيد. فيما يلي بعض بدايات الجمل التي يمكنك استخدامها في Board Meeting Report الخاص بك.
بدء الاجتماع:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
الموافقة على محضر الاجتماع السابق:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
عرض موضوع جديد:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
تسجيل قرار:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." or "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
تعيين مهمة:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
اختتام الاجتماع:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."
Read more: كيفية كتابة تقرير Operational Report فعال: دليل شامل للمحترفين
المفردات الأساسية لتقرير Board Meeting Report
فهمك لهذه المصطلحات سيساعدك على كتابة تقرير أكثر مهنية ودقة. هذه المفردات ضرورية للغة الإنجليزية للأعمال وللتواصل في مكان العمل.
| المصطلح | التعريف | جملة نموذجية |
|---|---|---|
| Agenda | قائمة المواضيع المقرر مناقشتها في الاجتماع. | The first item on the agenda was the financial review. |
| Minutes | السجل الكتابي الرسمي للاجتماع. | The secretary is responsible for taking the minutes. |
| Motion | اقتراح رسمي يُقدمه أحد الأعضاء لتقوم المجموعة باتخاذ إجراء. | He made a motion to approve the new hiring policy. |
| Second | دعم رسمي لاقتراح قبل بدء التصويت عليه. | Ms. Lee agreed to second the motion. |
| Quorum | الحد الأدنى لعدد الأعضاء الذين يجب أن يكونوا حاضرين ليكون الاجتماع قانونيًا. | The meeting could not start until we had a quorum. |
| Resolution | قرار رسمي أو تعبير عن رأي يتم تمريره عبر التصويت. | The board passed a resolution to invest in new technology. |
| Adjourn | إنهاء الاجتماع رسميًا. | The chairperson will adjourn the meeting at noon. |
| Action Item | مهمة محددة يتم تكليف شخص أو مجموعة بها خلال الاجتماع. | My main action item is to prepare the project update. |
| Unanimous | عندما يكون الجميع متفقين بالكامل ويصوتون بنفس الطريقة. | The decision to appoint the new CEO was unanimous. |
| Chairperson | الشخص الذي يقود أو يترأس الاجتماع. | The chairperson opened the meeting by welcoming everyone. |
| Proxy | تفويض يُمنح لشخص للتصويت نيابة عن شخص آخر. | The absent board member voted by proxy. |
| Abstain | الاختيار بعدم التصويت مع أو ضد اقتراح. | Two members chose to abstain from the vote. |
الخلاصة
كتابة Board Meeting Report واضح ودقيق ومهني مهارة قيّمة في أي بيئة عمل. فهو يضمن توثيق القرارات، وتوضيح المسؤوليات، وفاعلية التواصل. باتباعك هيكلًا قياسيًا واستخدام لغة رسمية، يمكنك إعداد تقارير تحظى بالاحترام وتكون مفيدة.
نصيحة للتمرين الكتابي: بعد اجتماع فريقك القادم، حاول كتابة ملخص قصير لأهم القرارات والمهام مستخدمًا الهيكل الذي ناقشناه. سيساعدك ذلك على تطوير مهاراتك في كتابة التقارير. ابدأ بممارسة هذه المهمة الأساسية في الإنجليزية للأعمال اليوم وستلاحظ زيادة في ثقتك المهنية!