วิธีเขียน Board Meeting Report: คู่มือสำหรับมืออาชีพ ESL
คุณเคยจบการประชุมยาว ๆ แล้วลืมประเด็นสำคัญที่ตัดสินใจหรือไม่? Board Meeting Report ที่ชัดเจนคือคำตอบ เอกสารสำคัญนี้เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุม ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ทักษะการเขียนรายงานธุรกิจประเภทนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในการพัฒนาทักษะการเขียนและการสื่อสารในที่ทำงาน คู่มือนี้จะช่วยให้คุณเขียนรายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมั่นใจ
สารบัญ
- Board Meeting Report คืออะไร?
- องค์ประกอบสำคัญของ Board Meeting Report
- รูปประโยคตัวอย่าง & ประโยคเริ่มต้น
- คำศัพท์สำคัญสำหรับ Board Meeting Report
- สรุป
Board Meeting Report คืออะไร?
Board Meeting Report หรือที่เรียกกันว่า "meeting minutes" คือสรุปอย่างเป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษรของการประชุมกรรมการบริษัท ไม่ใช่การบันทึกทุกถ้อยคำที่พูด แต่เป็นเอกสารที่สรุปการอภิปรายสำคัญ การตัดสินใจ และงานที่มอบหมายอย่างตรงประเด็น
วัตถุประสงค์หลักของรายงานนี้คือการสร้างบันทึกอย่างเป็นทางการเพื่อใช้ในทางกฎหมายและองค์กร ช่วยติดตามความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลในงานต่าง ๆ และแจ้งข้อมูลแก่กรรมการที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ รายงานประเภทนี้ถือเป็นส่วนสำคัญของการเขียนแบบมืออาชีพในทุกอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นเทคสตาร์ทอัป บริษัทขนาดใหญ่ หรือองค์กรไม่แสวงหากำไร
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียน Strategic Report ที่ทรงพลัง คู่มือสำหรับมืออาชีพ
องค์ประกอบสำคัญของ Board Meeting Report
หากต้องการเขียนรายงานที่ชัดเจนและมืออาชีพ คุณจะต้องทำตามโครงสร้างที่กำหนด รายงานควรเป็นกลาง อ้างข้อเท็จจริง และเขียนด้วยน้ำเสียงทางการ จุดมุ่งหมายคือรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ใส่ความคิดเห็นส่วนตัว สามารถอ่านคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับน้ำเสียงมืออาชีพได้ที่ Purdue Online Writing Lab (OWL)
หัวข้อสำคัญมีดังนี้:
- ส่วนหัว: ใส่ชื่อบริษัท วันที่และเวลาประชุม สถานที่ (เช่น "ห้องประชุม" หรือ "ผ่าน Zoom")
- ผู้เข้าร่วมประชุม: รายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมด และแยกรายชื่อผู้ที่ขาดประชุมออกมาต่างหาก
- การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน: ข้อความยืนยันว่ารายงานจากการประชุมครั้งก่อนถูกตรวจทานและอนุมัติแล้ว
- หัวข้อวาระประชุม & สรุปการอภิปราย: สำหรับแต่ละหัวข้อ ให้เขียนสรุปโดยย่ออย่างเป็นกลางของประเด็นสำคัญที่อภิปราย
- ข้อเสนอ & การตัดสินใจ: ระบุข้อเสนอ (motion) และผลลัพธ์ของแต่ละข้ออย่างชัดเจน บันทึกชื่อผู้เสนอ ชื่อผู้รับรอง และผลการลงคะแนน (เช่น ผ่านหมดทุกเสียง, ผ่าน 5-2)
- งานที่มอบหมาย: ส่วนสำคัญมาก ระบุรายละเอียดงาน ชื่อผู้รับผิดชอบ และกำหนดเสร็จงาน
- การปิดประชุม: ระบุเวลาที่ประชุมสิ้นสุดอย่างเป็นทางการ
- ลายเซ็น: ช่องสำหรับเลขาประชุมหรือผู้จัดทำรายงานลงนามและใส่วันที่
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียน Performance Report: คู่มือสำหรับผู้เรียนภาษาอังกฤษ
รูปประโยคตัวอย่าง & ประโยคเริ่มต้น
การเลือกใช้ภาษาที่ชัดเจนและสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญของการเขียนรายงานที่ดี นี่คือประโยคเริ่มต้นที่คุณสามารถใช้กับ Board Meeting Report
เปิดการประชุม:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
อนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
เริ่มต้นหัวข้อ:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
บันทึกการตัดสินใจ:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." หรือ "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
มอบหมายงาน:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
ปิดการประชุม:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเขียน Operational Report ให้มีประสิทธิภาพ คู่มือสำหรับมืออาชีพ
คำศัพท์สำคัญสำหรับ Board Meeting Report
การเข้าใจคำศัพท์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถเขียนรายงานได้อย่างมืออาชีพและถูกต้อง คำศัพท์เหล่านี้เป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจและการสื่อสารในที่ทำงาน
| คำศัพท์ | ความหมาย | ตัวอย่างประโยค |
|---|---|---|
| Agenda | รายการหัวข้อที่จะพูดคุยในการประชุม | The first item on the agenda was the financial review. |
| Minutes | บันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ | The secretary is responsible for taking the minutes. |
| Motion | ข้อเสนออย่างเป็นทางการที่สมาชิกเสนอให้ที่ประชุมดำเนินการบางอย่าง | He made a motion to approve the new hiring policy. |
| Second | รับรองข้อเสนออย่างเป็นทางการก่อนจะนำไปลงคะแนน | Ms. Lee agreed to second the motion. |
| Quorum | จำนวนสมาชิกขั้นต่ำที่ต้องเข้าร่วมประชุมจึงจะชอบด้วยระเบียบ | The meeting could not start until we had a quorum. |
| Resolution | การตัดสินใจหรือแสดงความเห็นอย่างเป็นทางการที่ได้รับการโหวต | The board passed a resolution to invest in new technology. |
| Adjourn | เลิกประชุมอย่างเป็นทางการ | The chairperson will adjourn the meeting at noon. |
| Action Item | งานหรือภารกิจที่มอบหมายให้บุคคลหรือกลุ่มระหว่างการประชุม | My main action item is to prepare the project update. |
| Unanimous | เห็นพ้องกันทั้งหมดและลงคะแนนในทางเดียวกัน | The decision to appoint the new CEO was unanimous. |
| Chairperson | ประธานที่นำการประชุมหรือเป็นผู้รับผิดชอบในที่ประชุม | The chairperson opened the meeting by welcoming everyone. |
| Proxy | การมอบอำนาจให้ผู้อื่นลงคะแนนแทน | The absent board member voted by proxy. |
| Abstain | เลือกไม่ลงคะแนนทั้งเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยในข้อเสนอ | Two members chose to abstain from the vote. |
สรุป
การเขียน Board Meeting Report ที่ชัดเจน ถูกต้อง และเป็นทางการ เป็นทักษะที่มีค่ามากในทุกสภาพแวดล้อมธุรกิจ รายงานช่วยบันทึกการตัดสินใจ ทำให้เกิดความโปร่งใส และเอื้อให้งานติดต่อสื่อสารคล่องตัวยิ่งขึ้น หากปฏิบัติตามโครงสร้างมาตรฐานและใช้น้ำเสียงทางการ คุณจะสร้างรายงานที่ได้รับการยอมรับและเป็นประโยชน์
เคล็ดลับฝึกเขียน: หลังการประชุมทีมครั้งถัดไป ลองเขียนสรุปสั้น ๆ ของการตัดสินใจและงานที่มอบหมายโดยใช้โครงสร้างรายงานที่ได้เรียนรู้ในบทนี้ เพื่อฝึกทักษะการเขียนรายงานภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจและเสริมสร้างความมั่นใจในงานของคุณ!
Sponsor Looking for a reliable translation solution? Text, Inc. offers a suite of powerful tools like LiveChat and HelpDesk that could revolutionize your customer support translations. Imagine seamlessly translating customer interactions in real-time, enhancing satisfaction and building lasting relationships. With Text, Inc., you can elevate your customer experience, ensuring your message resonates perfectly with your Thai-speaking audience, all while maintaining the original intent and nuance. Check out how their innovative platform can transform your translation workflow today!