如何撰写 Board Meeting Report：ESL 专业人士指南

是否曾在一次冗长的会议结束后，难以回忆起重要决策？一份清晰的 Board Meeting Report 可以帮你解决这个问题。这份重要的文件为会议内容提供了正式记录，确保所有人保持信息一致。掌握此类商务报告的写作方法，是提升职业写作和职场沟通能力的关键步骤。本指南将帮助你自信地撰写高效的会议报告。

目录

• 什么是 Board Meeting Report？
• Board Meeting Report 的关键组成部分
• 示例用语与句型开头
• Board Meeting Report 相关核心词汇
• 结论

什么是 Board Meeting Report？

Board Meeting Report，常被称为“会议记录”，是对董事会会议的官方书面摘要。它不是对每句话的逐字记录，而是简明扼要地记录了主要讨论内容、所做决策和分配任务。

该报告的主要目的是为法律和组织管理创建一份正式记录。通过追踪每项任务由谁负责，它让责任分工变得清晰。同时，这份报告还可告知缺席的董事会成员会议内容。无论在科技初创企业，大型公司还是非营利组织，这类报告都是职业写作的重要组成部分。

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Board Meeting Report 的关键组成部分

为了撰写一份清晰、专业的报告，你需要遵循特定的结构。报告应保持客观、真实，并采用正式语气。你的目标是如实记录发生的事项，而非发表个人观点。想了解更多关于如何保持专业语气的建议，Purdue Online Writing Lab (OWL) 是一个极佳资源。

以下是必要的部分：

• 标题：包括公司名称、会议日期与时间、地点（如“董事会议室”或“通过 Zoom”）。
• 出席人员：列出所有出席者的姓名。另列出缺席者名单。
• 批准上次会议记录：声明确认已审阅并通过上一场会议的报告。
• 议程项目与讨论摘要：针对议程上的每个主题，简要、客观地总结主要讨论要点。
• 动议与决议：清楚陈述任何正式提案（动议）及其结果。记录谁提出了动议、谁附议，以及投票结果（如一致通过、5-2 通过）。
• 行动项：这是关键部分。列出每一项任务、负责人以及截止日期。
• 休会：注明会议正式结束的时间。
• 签名：为董事会秘书或报告起草人签字及注明日期的签名栏。

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示例用语与句型开头

在报告写作中，使用清晰且一致的语言非常重要。以下是一些你可以用于 Board Meeting Report 的句型开头。

• 会议开场：

  • "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."

• 批准过去会议记录：

  • "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."

• 引入主题：

  • "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
  • "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."

• 记录决议：

  • "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
  • "The motion passed unanimously." or "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."

• 分派行动项：

  • ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.

• 会议结束：

  • "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."

Board Meeting Report 相关核心词汇

理解以下术语有助于你撰写更专业、准确的报告。这些词汇是商务英语与职场沟通的基础。

结论

撰写清晰、准确、专业的 Board Meeting Report 是任何商务环境下都极具价值的技能。它不仅能确保决策得到记录、责任明确，还可促进高效沟通。通过遵循标准结构并采用正式语言，你可以撰写出值得信赖且有用的报告。

写作练习建议： 下次团队会议后，尝试按照我们讨论的报告结构，写一份关于关键决策与行动项的简要总结。这将帮助你提升报告写作能力，从今天开始练习这一关键的商务英语任务，见证你的职业自信不断增强！