Yönetim Kurulu Toplantı Raporu Nasıl Yazılır: ESL Profesyonelleri için Bir Rehber
Uzun bir toplantıdan sonra ana kararları hatırlamakta zorlanıyor musunuz? Açık ve net bir Board Meeting Report bunun çözümüdür. Bu önemli belge, gerçekleşen olayların resmi kaydını sunar ve herkesin aynı bilgide olmasını sağlar. Bu tür iş raporlamasında ustalaşmak, profesyonel yazı yazma ve işyeri iletişim becerilerinizi geliştirmenin önemli bir adımıdır. Bu rehber, etkili raporlar yazarken özgüveninizi artırmanıza yardımcı olacak.
İçindekiler
- Board Meeting Report Nedir?
- Board Meeting Report'un Temel Bölümleri
- Örnek Dil Kullanımı & Cümle Başlangıçları
- Board Meeting Report için Temel Kelime Bilgisi
- Sonuç
Board Meeting Report Nedir?
Bir Board Meeting Report, sıkça "toplantı tutanağı" olarak da adlandırılır, yönetim kurulu toplantısının resmi, yazılı özetidir. Bu, toplantıda söylenen her şeyin dökümü değildir. Bunun yerine, temel görüşmeleri, alınan kararları ve atanan görevleri kaydeden özlü bir belgedir.
Bu raporun temel amacı, yasal ve kurumsal amaçlar için resmi bir kayıt oluşturmaktır. Kimin hangi görevden sorumlu olduğunu takip ederek hesap verilebilirliği sağlar. Ayrıca toplantıda bulunamayan kurul üyelerini olan bitenden haberdar eder. Bu tür bir rapor, teknoloji girişimlerinden büyük şirketlere ve sivil toplum kuruluşlarına kadar her sektörde profesyonel yazımın hayati bir parçasıdır.
Daha fazla oku: Güçlü Bir Strategic Report Yazma Rehberi: Profesyoneller İçin Kılavuz
Board Meeting Report'un Temel Bölümleri
Açık ve profesyonel bir rapor yazmak için belirli bir yapıyı takip etmeniz gerekir. Rapor objektif, gerçeklere dayalı ve resmi bir dilde yazılmalıdır. Amacınız olanı aktarmak; kendi görüşünüzü bildirmek değildir. Profesyonel bir ton yakalamak için daha fazla ipucu için Purdue Online Writing Lab (OWL) harika bir kaynaktır.
İşte gerekli bölümler:
- Başlık: Şirket adı, toplantı tarihi ve saati ile yeri ekleyin (ör. "Yönetim Kurulu Odası" veya "Zoom üzerinden").
- Katılımcılar: Tüm katılımcıların isimlerini listeleyin. Katılamayanlar için ayrı bir liste oluşturun.
- Önceki Tutanakların Onayı: Önceki toplantının raporunun gözden geçirildiği ve onaylandığına dair bir ifade.
- Gündem Maddeleri & Tartışma Özeti: Her gündem maddesi için tartışılan ana noktaların kısa ve tarafsız bir özetini yazın.
- Teklifler & Kararlar: Herhangi bir resmi teklifi (teklif/motion) ve sonuçlarını açıkça belirtin. Teklifi kimin yaptığı, kimin desteklediği (second) ve oylamanın sonucu (ör. oybirliğiyle kabul edildi, 5-2 kabul edildi gibi) kaydedilmelidir.
- Eylem Maddeleri: Bu bölüm kritiktir. Her bir görevi, sorumlu kişinin adını ve son teslim tarihini yazın.
- Kapanış: Toplantının resmi olarak hangi saatte sona erdiğini belirtin.
- İmza: Kurul sekreteri veya raporu hazırlayan kişi için imza ve tarih satırı.
Daha fazla oku: Performans Raporu Nasıl Yazılır: İngilizce Öğrenenler İçin Rehber
Örnek Dil Kullanımı & Cümle Başlangıçları
Açık ve tutarlı bir dil kullanmak iyi bir rapor yazımında anahtardır. İşte Board Meeting Report için kullanabileceğiniz cümle başlangıçları.
Toplantının açılması:
- "The meeting was called to order at 9:05 AM by Chairperson, Ms. Jane Doe."
Önceki tutanakların onaylanması:
- "The minutes from the meeting on [Previous Date] were approved as distributed."
Bir konunun sunulması:
- "Mr. John Smith presented the Q3 financial report."
- "The board discussed the proposal for the new marketing campaign."
Bir kararın kaydedilmesi:
- "A motion was made by [Name] and seconded by [Name] to approve the annual budget."
- "The motion passed unanimously." veya "The motion was defeated with 3 votes in favor and 5 against."
Bir eylem maddesinin atanması:
- ACTION: [Name] to send the revised project plan to the board by EOD Friday.
Toplantının kapatılması:
- "There being no further business, the meeting was adjourned at 11:30 AM."
Daha fazla oku: Etkili Bir Operational Report Nasıl Yazılır: Profesyoneller İçin Rehber
Board Meeting Report için Temel Kelime Bilgisi
Bu terimleri anlamak daha profesyonel ve doğru bir rapor yazmanıza yardımcı olacaktır. Bu kelime bilgisi, iş İngilizcesi ve işyeri iletişimi için gereklidir.
| Terim | Tanım | Örnek Cümle |
|---|---|---|
| Agenda | Bir toplantıda görüşülecek konuların listesi. | The first item on the agenda was the financial review. |
| Minutes | Bir toplantının resmi, yazılı kaydı. | The secretary is responsible for taking the minutes. |
| Motion | Bir üye tarafından grubun harekete geçmesi için yapılan resmi teklif. | He made a motion to approve the new hiring policy. |
| Second | Bir teklifin oylanabilmesi için resmi olarak desteklenmesi. | Ms. Lee agreed to second the motion. |
| Quorum | Bir toplantının geçerli olabilmesi için gerekli asgari üye sayısı. | The meeting could not start until we had a quorum. |
| Resolution | Oylama sonunda kabul edilen resmi karar ya da görüş bildiren ifade. | The board passed a resolution to invest in new technology. |
| Adjourn | Bir toplantıyı resmi olarak sona erdirmek. | The chairperson will adjourn the meeting at noon. |
| Action Item | Bir toplantı sırasında bir kişi veya gruba atanan belirli görev. | My main action item is to prepare the project update. |
| Unanimous | Herkesin tamamen hemfikir olup aynı şekilde oy kullandığı durum. | The decision to appoint the new CEO was unanimous. |
| Chairperson | Toplantıya başkanlık eden veya toplantıyı yöneten kişi. | The chairperson opened the meeting by welcoming everyone. |
| Proxy | Birinin adına oy kullanma yetkisinin başkasına verilmesi. | The absent board member voted by proxy. |
| Abstain | Bir oylamada çekimser kalmak, yani ne lehte ne aleyhte oy kullanmamak. | Two members chose to abstain from the vote. |
Sonuç
Açık, doğru ve profesyonel bir Board Meeting Report yazmak, her iş ortamında değerli bir beceridir. Kararların belgelenmesini, hesap verilebilirliğin netleşmesini ve iletişimin etkili olmasını sağlar. Standart bir yapı izleyip resmi dil kullandığınızda, saygı duyulan ve faydalı raporlar oluşturabilirsiniz.
Yazma Alıştırması İpuçu: Bir sonraki ekip toplantınızdan sonra, tartışılan ana kararlar ve eylem maddelerinin kısa bir özetini rapor yapısına uygun şekilde yazmayı deneyin. Bu, rapor yazma becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır. Bu önemli iş İngilizcesi görevini bugün uygulamaya başlayın ve profesyonel özgüveninizin nasıl arttığını izleyin!