Cách Viết Email Giới Thiệu Nhân Viên (Employee Referral)
Viết một Email Giới Thiệu Nhân Viên (Employee Referral Email) chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc này giúp bạn hỗ trợ một người quen tài năng tìm kiếm vị trí công việc mới, đồng thời giúp công ty bạn tìm được thành viên mới phù hợp. Thành thạo dạng giao tiếp tiếng Anh này thể hiện sự chuyên nghiệp và mở rộng mối quan hệ của bạn. Hướng dẫn này sẽ trình bày chi tiết cấu trúc, từ vựng và ví dụ cần thiết để bạn tự tin viết email giới thiệu hiệu quả.
Mục Lục
- Cấu Trúc Của Một Email Giới Thiệu Nhân Viên (Employee Referral Email)
- Từ Vựng Cần Thiết
- Ví Dụ Email
- Kết Luận
Cấu Trúc Của Một Email Giới Thiệu Nhân Viên (Employee Referral Email)
Một email có cấu trúc tốt sẽ dễ đọc và thể hiện bạn chuyên nghiệp. Mỗi phần trong Email Giới Thiệu Nhân Viên (Employee Referral Email) đều có mục đích riêng, từ việc thu hút sự chú ý của người nhận tới việc đưa ra lời kêu gọi hành động rõ ràng. Theo Cambridge Dictionary, "referral" là hành động giới thiệu ai đó đến một người khác để nhận sự giúp đỡ hoặc hành động, đúng với ý nghĩa của email này. Hãy cùng phân tích các thành phần quan trọng.
1. Dòng Tiêu Đề
Dòng tiêu đề là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy cần rõ ràng và ngắn gọn. Một tiêu đề tốt sẽ giúp email của bạn được mở nhanh chóng.
- Công thức:
Employee Referral: [Tên ứng viên] for [Chức danh công việc] - Ví dụ:
Employee Referral: Jane Doe for Senior Marketing Manager
2. Lời Chào
Lời chào sẽ thiết lập tông chuyên nghiệp cho email của bạn. Mức độ trang trọng phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận.
- Trang trọng: Dùng "Dear [Mr./Ms./Mx. Họ]," hoặc "Dear [Tên đầy đủ]," nếu bạn không quen người nhận.
- Thân mật: Dùng "Hi [Tên]," nếu bạn có mối quan hệ công việc tốt với người nhận.
3. Phần Nội Dung
Đây là nơi bạn trình bày lý do đề cử ứng viên. Chia nhỏ thành các đoạn rõ ràng để tăng tính dễ đọc.
- Mở đầu: Bắt đầu bằng việc nêu trực tiếp mục đích của bạn. Đề cập đến chức danh công việc và tên ứng viên. Ví dụ: "I am writing to enthusiastically recommend [Candidate's Name] for the [Job Title] position."
- Thông tin chính: Trong đoạn tiếp theo, giải thích mối quan hệ giữa bạn với ứng viên. Bạn đã biết họ bao lâu và trong hoàn cảnh nào? Nêu bật 2-3 kỹ năng, năng lực nổi bật mà phù hợp với mô tả công việc. Đề cập đến khả năng phù hợp với văn hóa công ty.
- Điểm chính hoặc Lời đề nghị: Đưa ra rõ ràng hành động bạn mong muốn người nhận thực hiện. Thường là xem xét hồ sơ của ứng viên. Ví dụ: "I have attached their resume for your consideration."
- Kết luận: Kết thúc phần nội dung bằng câu cảm ơn lịch sự. Ví dụ: "Thank you for your time and consideration. I am confident they would be a great asset to our team."
4. Kết Thúc Và Chữ Ký
Kết thúc email của bạn một cách chuyên nghiệp.
- Cụm từ kết thư: Dùng các cụm như "Best regards," "Sincerely," hoặc "All the best,".
- Chữ ký: Bao gồm đầy đủ họ tên, chức danh hiện tại và thông tin liên hệ của bạn.
Xem thêm: Cách Viết Email Resignation Chuyên Nghiệp Hiệu Quả
Từ Vựng Cần Thiết
Việc sử dụng đúng từ vựng sẽ làm cho lời giới thiệu của bạn thuyết phục hơn. Dưới đây là những cụm từ khóa quan trọng cho email giới thiệu.
| Từ vựng | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Highly recommend | Thể hiện sự tin tưởng mạnh mẽ rằng ai đó phù hợp với vị trí. | "I highly recommend Sarah for this position." |
| Strong candidate | Người có đủ kỹ năng và kinh nghiệm cho công việc. | "Based on her experience, she is a strong candidate." |
| Key qualifications | Những năng lực, kỹ năng quan trọng nhất cần cho công việc. | "Her key qualifications include project management and data analysis." |
| Proven track record | Lịch sử thành công, thành tích đã được chứng minh. | "He has a proven track record of increasing sales." |
| Asset to the team | Người sẽ là thành viên giá trị, hữu ích cho đội nhóm. | "With her collaborative spirit, she would be an asset to the team." |
| Company culture | Giá trị, niềm tin và thực tiễn chung trong một tổ chức. | "His work ethic is a perfect match for our company culture." |
| Exceptional skills | Kỹ năng nổi bật, vượt trội hơn bình thường. | "She demonstrated exceptional skills in client communication." |
| Attached for your review | Cụm lịch sự khi gửi tài liệu kèm theo. | "Her resume is attached for your review." |
Xem thêm: Cách Viết Email Thông Báo Nghỉ Ốm Chuyên Nghiệp Sick Day Notification
Ví Dụ Email
Đây là mẫu bạn có thể tùy chỉnh.
- Lưu ý: Sử dụng mẫu này khi giới thiệu người quen chuyên nghiệp, như đồng nghiệp cũ hoặc người bạn hướng dẫn, cho một vị trí cụ thể tại công ty. Mẫu này giữ được giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp.
Subject: Employee Referral: David Chen for Software Engineer
Dear Alex Johnson,
I am writing to enthusiastically recommend David Chen for the Software Engineer position I saw advertised on our internal jobs board. I had the pleasure of working with David at our previous company, Innovate Corp, for over three years, where he was a standout developer on our mobile applications team.
David has a proven track record of developing clean, efficient code and is an expert in both Java and Python. He was instrumental in launching two major app updates that led to a 15% increase in user engagement. His collaborative nature and problem-solving abilities would make him a great asset to the team and a wonderful fit for our company culture.
I have attached his resume for your review and am confident he has the key qualifications you are looking for. Please let me know if you need any more information.
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
Samantha Riley Senior Product Manager [email protected]
Xem thêm: Cách Viết Email Leave Request Chuyên Nghiệp Hiệu Quả
Kết Luận
Viết Email Giới Thiệu Nhân Viên (Employee Referral Email) rõ ràng, thuyết phục là một cách tuyệt vời để rèn luyện kỹ năng viết tiếng Anh chuyên nghiệp. Hãy tuân thủ cấu trúc, sử dụng từ vựng mạnh mẽ và luôn giữ giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp. Càng luyện tập nhiều, bạn sẽ càng tự tin hơn. Đừng ngại điều chỉnh các mẫu cho phù hợp với giọng điệu cá nhân và mối quan hệ giữa bạn, ứng viên và người phụ trách tuyển dụng. Chúc bạn thành công!